予算管理と予実管理の効率化を実現するための課題と対策

予算管理対策の3つのポイント

予算管理もERPやクラウドシステムを活用することで効率的に行うことができるようになりました。しかしこうした便利なシステムを活用するのもやはり人間、どういったシステムを導入し、どういった形で活用していくのか、現場の人間が職場の環境を踏まえながら導入し、維持管理に勤めていく必要があります。

そんな予算の管理には大きく3つのポイントを挙げることができるでしょう。まずシステムが複数の予算編成に対応しているか。当初設定した予算どおりに業務やプロジェクトが進んでいかない大きな理由がこの複数の予算編成がもたらす問題です。

ある部署ではきちんと予算どおりにプロジェクトを進めていても別の部署で予算オーバーが進んでしまう、しかもひとつのプロジェクトを複数の部署で同時進行させている場合、ひとつの部署の予算がオーバーするとその影響が他の部署に及ぶケースが出てきます。

それが積み重ねられていくにつれてどんどん予算が当初の予定を超えて膨らんでいき、大幅にオーバーしてしまうのです。最終的には管理が不可能な状態に陥り、当初の計画を大幅に超過してしまいかねません。

ですからこうした複数の予算の管理をひとつのクラウドシステムで対応させることができるかが重要なポイントになるわけです。これができれば万一ひとつの部署で予算の問題が発生した場合でも予算編成を見直しをスムーズに行うことができますし、先ほど挙げたような他の部署に影響を及ぼすといったことを避けることができます。

二つ目のポイントはセキュリティが確実に維持できること。ERPを導入するうえでの最大のポイントといってもよいでしょう。インターネットを活用してすべての管理を行うことになるため、セキュリティが脆弱だと情報流出はもちろん、サイバー攻撃などによるデータの損傷、システムそのものが起動しなくなるといった問題を起こしかねません。

基幹システムやクラウドシステムを提供している会社ではこのセキュリティ面を重視しているため、できるだけクオリティの高いところを選ぶようにしたいものです。

3つ目はシステムを提供する会社のサポートが充実していることです。基幹システムなどの高度なシステムは効率的である一方で専門的な知識が求められる部分もあります。万一トラブルが発生し、自分たちでは対策がとれなくなってしまった場合に速やかに対処してもらうことができるか。スピードが求められる分野だけにこれも欠かせません。

予実管理の課題と対策に必要な3つのポイント

予算の管理をしっかり行っていくためには予実管理が欠かせません。それだけにまずひとつのポイントとして現実的で正確な設定と計画を立てることです。あまりにも物事を理想的に見すぎて低い予算設定にした場合、予実管理がスムーズに行われなくなるだけではなく、予算管理も途中で崩れてしまい収拾がつかなくなってしまう恐れがあります。もちろん、予算の漏れなども現金です。

2つ目はリアルタイムでの作業の進行と数字の状況を把握できるか。ここにクラウドシステムやERPのメリットがあるといってもよいでしょう。ある程度期間をおきながら数字を確認する方法だと問題を発見するのが遅れてしまい、その分対策も後手後手に回ってしまうことになります。

またクラウドのシステムなら数字の流れを全体で確認することができます。リアルタイムで問題を把握したうえで全体から対策方法を見つけ出すこともできます。これは予算の管理の部分で触れた複数の予算をカバーできるかともかかわっているのでとくに重要な部分になるでしょう。

3つ目は計画通りに進まなかった場合には必ず原因を確認し、何が問題だったのか、今後の課題としてどういった教訓になるのかを把握しておくことです。それができないと何度も同じミスを繰り返すことになりかねません。クラウドシステムは問題を可視化しやすい点でもメリットが大きいでしょう。

まとめ

このように予実の管理、予算の管理ともに課題をはやめに把握し、迅速に処理していける環境づくりが何よりも求められます。この点ERPやクラウドシステムの導入はこうした観点から見てもメリットが大きい選択肢となるでしょう。

また、こうした管理業務はたくさんの人間がかかわればかかわるほどかえって煩雑になって全体像の把握が難しくなる面もあります。情報の共有がスムーズに行かないことで予算の漏れが起こったり、問題を起こしている部分を担当しているスタッフとその問題を処理することができるスタッフとの間で連絡がうまく行かないなど。

クラウドで予算の流れを可視化しリアルタイムで把握できる環境を導入すれば人件費の節約になるだけでなく、少ない人数で一元的な管理を行うことができるようになります。数字はもちろん、扱う情報も膨大な量になっている現代のビジネスシーンにおいてはネットを活用した少数精鋭の環境も求められるわけです。

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